5.07.2026 · Von Tobias Rehermann

Kartenzahlungs-Gebühren absetzen und richtig verbuchen: Der Praxis-Guide

Jeden Monat behält Dein Zahlungsdienstleister einen Teil Deines Umsatzes ein: Disagio, Transaktionsgebühren, dazu Terminalmiete oder der Gerätekauf. Die gute Nachricht vorweg: Alle Kartenzahlungs-Gebühren sind Betriebsausgaben und mindern Deinen Gewinn, jede einzelne Position ist absetzbar. Kompliziert wird es beim Wie: ob Du brutto oder netto buchst, ob auf den Gebühren Umsatzsteuer liegt, was mit Trinkgeld per Karte passiert. Genau an diesen Stellen entstehen in kleinen Betrieben die Fehler, die bei einer Betriebsprüfung Geld kosten. Dieser Ratgeber sortiert die Grundlagen, Stand 05.07.2026. Er ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung, die konkrete Umsetzung klärst Du mit Deinem Steuerberater.

Bevor es um die Steuer geht, ein Blick auf die Gebühren selbst: Der Rechner zeigt Dir, was Dich Kartenzahlung monatlich kostet. Was Du dort sparst, musst Du gar nicht erst absetzen.

Was Du absetzen kannst: schlicht alles

Betriebsausgaben sind nach § 4 Abs. 4 EStG alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Gebühren für Kartenzahlung entstehen ausschließlich, weil Deine Kundschaft bei Dir mit Karte zahlt. Ein Streitpunkt ist das steuerlich nicht:

• Disagio und Transaktionsgebühren gelten buchhalterisch als Nebenkosten des Geldverkehrs. Dafür gibt es ein eigenes Standardkonto: SKR03 4970 beziehungsweise SKR04 6855, jeweils „Nebenkosten des Geldverkehrs“.
• Terminalmiete und Servicepauschalen laufen als betrieblicher Aufwand und lassen sich ebenfalls voll abziehen.
• Der Gerätekauf ist Anschaffung von Betriebsvermögen. Bei den Preisen üblicher Kartenleser greift fast immer die Sofortabschreibung, dazu weiter unten mehr.

Welche Gebühren bei welchem Anbieter anfallen, haben wir im Ratgeber Kartenzahlung-Gebühren aufgeschlüsselt, alle geprüften Konditionen stehen in der Anbieter-Übersicht. Steuerlich interessanter als das Ob ist allerdings das Wie. Und da beginnt der Teil, den viele Selbstbucher falsch machen.

Brutto buchen: der Punkt, an dem es teuer werden kann

SumUp, Zettle und die meisten anderen Anbieter überweisen Dir Sammelbeträge, von denen die Gebühren bereits abgezogen sind. Auf dem Kontoauszug steht also nie Dein Umsatz, nur die Netto-Auszahlung. Die naheliegende Buchung „Bankgutschrift gleich Einnahme“ ist deshalb falsch, und das hat Folgen.

Das Standardbeispiel mit echten Zahlen: Ein Kunde zahlt bei Dir 100 € mit Karte, Du nutzt den SumUp Standard-Tarif mit 1,39 %. SumUp behält 1,39 € ein und zahlt Dir 98,61 € aus. Gebucht werden trotzdem 100 € Erlös und 1,39 € Gebührenaufwand, niemals nur 98,61 € Umsatz. Denn die Umsatzsteuer bemisst sich nach § 10 UStG am vollen Entgelt, das Dein Kunde aufwendet, also an den 100 €. Wer nur die Auszahlung als Erlös bucht, meldet systematisch zu wenig Umsatzsteuer an. Das ist keine Formalie, sondern eine Steuerverkürzung. Dazu kommt: Deine Kasse zeichnet über die TSE den vollen Belegbetrag auf, dauerhafte Abweichungen zwischen Kassendaten und Erlöskonten sind ein klassischer Aufgriffspunkt bei der Prüfung. Auch als Einnahmen-Überschuss-Rechner musst Du Einnahme und Ausgabe getrennt aufzeichnen, verrechnen ist nicht erlaubt.

In der Praxis läuft die Buchung über ein Zwischenkonto, das Geldtransit-Konto (SKR03 1360, SKR04 1460). So sieht die gängige Kontierung für das 100-€-Beispiel im SKR03 aus:

Nach Schritt 2 ist das Geldtransit-Konto wieder glatt, der volle Umsatz steht in den Erlösen, die Gebühr als Aufwand. Die Zahlen dafür kommen nicht vom Kontoauszug, sondern aus dem Auszahlungsreport Deines Anbieters, denn nur dort stehen Bruttoumsätze und Gebühren getrennt. Für Deinen tatsächlichen Umsatz ist also der Auszahlungsreport maßgeblich, nicht der Kontoauszug. Das ist die übliche Kontierungspraxis, manche Kanzleien arbeiten stattdessen mit eigenen Verrechnungskonten je Zahlungsdienstleister. Die konkrete Umsetzung stimmst Du mit Deinem Steuerberater ab.

Umsatzsteuer auf die Gebühren: leider keine pauschale Antwort

Im Netz liest man oft, Kartenzahlungs-Gebühren seien „umsatzsteuerfrei“. So pauschal stimmt das nicht. Richtig ist: Umsätze im Zahlungs- und Überweisungsverkehr sind nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG steuerfrei. Der Europäische Gerichtshof hat aber 2016 in der Rechtssache Bookit entschieden, dass rein technische Abwicklungsleistungen rund um Kartenzahlungen nicht unter diese Befreiung fallen, der Bundesfinanzhof hat das für Processing-Leistungen bestätigt. Außerdem dürfen Zahlungsdienstleister gegenüber Unternehmern nach § 9 Abs. 1 UStG freiwillig auf die Befreiung verzichten. Ob Deine Gebühr mit oder ohne Umsatzsteuer abgerechnet wird, hängt also vom Leistungsmodell Deines Anbieters ab.

Die Praxis zeigt beide Varianten: PAYONE etwa weist seine Entgelte laut Preis- und Leistungsverzeichnis zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer aus, viele andere Payment-Anbieter rechnen ohne Umsatzsteuer-Ausweis ab. Der einzige verlässliche Weg: Schau auf Deine eigene Gebührenabrechnung, ob dort Umsatzsteuer ausgewiesen ist.

Was das für Dich bedeutet, hängt von Deinem Status ab:

• Du bist regelbesteuert: Weist der Anbieter Umsatzsteuer aus, holst Du sie Dir als Vorsteuer zurück (§ 15 UStG, ordnungsgemäße Rechnung vorausgesetzt). Wirtschaftlich ist der Aufschlag für Dich neutral.
• Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Du hast keinen Vorsteuerabzug. Die ausgewiesene Umsatzsteuer ist für Dich ein echter Kostenfaktor, ein Tarif „zzgl. USt“ kostet Dich real 19 % mehr als die beworbene Zahl. Achte beim Anbietervergleich deshalb genau darauf, ob Konditionen mit oder ohne Umsatzsteuer kalkuliert sind.
• Deine Abrechnung weist keine Umsatzsteuer aus: Dann gibt es auch keine Vorsteuer zu ziehen. Ein verbreiteter Fehler ist, aus solchen Gebühren rechnerisch „19 % herauszurechnen“. Das ist schlicht falsch.

Gekauftes Terminal: in der Regel sofort komplett absetzbar

Für den Gerätekauf gilt die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter: Bis 800 € netto Anschaffungskosten darfst Du ein selbstständig nutzbares Gerät im Jahr der Anschaffung sofort voll abschreiben (§ 6 Abs. 2 EStG). Die Grenze gilt seit 2018 unverändert und auch 2026 weiter. Zur Einordnung: Der Zettle Reader 2 kostet einmalig 29 €, das SumUp Solo 79 €, das ready2order readyMini 279 €. Sämtliche Kauf-Terminals aus unserem Vergleich liegen damit weit unter der Grenze, ein SumUp-Reader ist steuerlich also im Anschaffungsjahr komplett erledigt.

Zwei Feinheiten: Die 800 € sind ein Nettobetrag. Das gilt auch für Kleinunternehmer, die die Vorsteuer nicht ziehen können, sie dürfen deshalb Geräte bis 952 € brutto sofort abschreiben. Und nur teurere Anschaffungen wie komplette Kassensystem-Bundles können über der Grenze liegen. Dann läuft die reguläre Abschreibung über die Nutzungsdauer, deren Einordnung für Kartenterminals nicht eindeutig geregelt ist, das klärst Du mit Deinem Steuerberater. Ob Kauf oder Miete für Dich insgesamt günstiger ist, haben wir unter EC-Terminal mieten oder kaufen durchgerechnet, steuerlich sind beide Wege sauber: Kauf als Sofortabschreibung, Miete als laufender Aufwand.

Kassenbuch und Trinkgeld: zwei Stolperfallen

Zum Schluss noch zwei Punkte aus der Praxis, die mit den Gebühren zusammenhängen und dort regelmäßig schiefgehen.

Kartenumsätze im Kassenbuch: Ins Kassenbuch gehören nur Barbewegungen. Das Bundesfinanzministerium hat 2017 und 2018 klargestellt, dass die verbreitete Miterfassung von EC-Umsätzen im Kassenbuch ein formeller Mangel ist. Er bleibt regelmäßig folgenlos, wenn der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert ist und die Kassensturzfähigkeit jederzeit gegeben bleibt, etwa indem Kartenumsätze gesondert kenntlich gemacht und zeitnah auf ein eigenes Konto umgetragen werden. Basis dafür ist eine Kasse, die bar und unbar sauber getrennt erfasst.

Trinkgeld per Karte: Freiwilliges Trinkgeld von Kunden an Deine Arbeitnehmer ist nach § 3 Nr. 51 EStG lohnsteuerfrei. Beim Kartentrinkgeld landet das Geld aber zunächst auf Deinem Geschäftskonto. Damit es steuerfrei bleibt, muss es als durchlaufender Posten getrennt vom Umsatz erfasst und nachweisbar vollständig an die Mitarbeiter weitergegeben werden, dann fällt darauf auch keine Umsatzsteuer an. Kassierst Du als Inhaber das Trinkgeld selbst, greift die Befreiung nicht: Es ist Betriebseinnahme und erhöht Deine Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage. Eine Feinheit noch: Dein Zahlungsdienstleister zieht sein Disagio auch auf den Trinkgeldanteil, Du zahlst also Gebühren auf Geld, das Du eins zu eins weiterreichst. Auch diese Gebühr ist eine normale Betriebsausgabe. Sonderfälle wie gepoolte Trinkgelder sind einzelfallabhängig und gehören in die Beratung.

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Kontenwahl, Buchungssätze und die umsatzsteuerliche Behandlung Deiner konkreten Verträge klärst Du verbindlich mit Deinem Steuerberater.

Häufige Fragen zu Kartenzahlungs-Gebühren und Steuer

Kann ich Kartenzahlungs-Gebühren von der Steuer absetzen?

Ja, vollständig. Disagio, Transaktionsgebühren, Terminalmiete und Gerätekauf sind betrieblich veranlasst und damit Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG, sie mindern Deinen Gewinn. Voraussetzung ist, dass die Ausgaben sauber belegt und gebucht sind, beim Kartenumsatz heißt das vor allem: brutto buchen und die Gebühren separat als Aufwand erfassen.

Auf welches Konto buche ich Kartenzahlungs-Gebühren?

Die gängige Kontierung für Disagio und Transaktionsgebühren ist das Konto „Nebenkosten des Geldverkehrs“: im SKR03 das Konto 4970, im SKR04 das Konto 6855. Für den Weg des Geldes zwischen Terminal und Bankkonto dient das Geldtransit-Konto, im SKR03 die 1360, im SKR04 die 1460. Manche Kanzleien arbeiten stattdessen mit eigenen Verrechnungskonten pro Zahlungsdienstleister, die konkrete Kontenwahl stimmst Du mit Deiner Buchhaltung ab.

Warum darf ich nicht einfach die Auszahlung als Umsatz buchen?

Weil die Umsatzsteuer sich am vollen Betrag bemisst, den Dein Kunde zahlt (§ 10 UStG), nicht an der Netto-Auszahlung Deines Anbieters. Zahlt ein Kunde 100 € und Du buchst nur die 98,61 € Gutschrift als Einnahme, meldest Du zu wenig Umsatzsteuer an, das ist eine Steuerverkürzung. Zusätzlich passt Dein Erlöskonto dann nicht mehr zu den TSE-Daten Deiner Kasse, was bei Kassennachschau und Betriebsprüfung auffällt. Richtig ist: voller Umsatz als Erlös, Gebühr als Aufwand.

Fällt auf Kartenzahlungs-Gebühren Umsatzsteuer an?

Das hängt vom Anbieter und vom Leistungsmodell ab. Echte Zahlungsverkehrsleistungen sind nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG steuerfrei, rein technische Abwicklung ist nach der Rechtsprechung von EuGH und BFH dagegen steuerpflichtig, und Anbieter können gegenüber Unternehmern zudem freiwillig Umsatzsteuer berechnen. PAYONE weist seine Entgelte zum Beispiel zuzüglich Umsatzsteuer aus. Prüfe Deine Gebührenabrechnung: Nur wenn dort Umsatzsteuer ausgewiesen ist, kannst Du als Regelbesteuerter Vorsteuer ziehen. Als Kleinunternehmer zahlst Du ausgewiesene Umsatzsteuer dagegen wirklich drauf.

Kann ich ein gekauftes Kartenterminal sofort abschreiben?

In aller Regel ja. Geräte bis 800 € netto sind geringwertige Wirtschaftsgüter und dürfen im Anschaffungsjahr sofort voll abgeschrieben werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Die Kauf-Terminals aus unserem Vergleich kosten zwischen 29 € und 139 € und liegen damit deutlich darunter. Da die Grenze ein Nettobetrag ist, gilt für Kleinunternehmer sogar eine Bruttogrenze von 952 €. Nur teurere Kassen-Bundles fallen in die reguläre Abschreibung über mehrere Jahre.